5+1 Prinzipien für effizientere Meetings
Transkript der sechsten Episode des Mitstreiter-Podcast: Organisationsdesign für Höchstleistung im Vertrieb.
Hallo und herzlich Willkommen zur sechsten Episode des Mitstreiter-Podcasts „Organisationsdesign für mehr Höchstleistung im Vertrieb“.
Es ist so weit! Ich freue mich.
Die erste Hörerfrage hat uns erreicht.
Malte stellt in dieser Frage die etablierten Meetingregeln in Frage. Er beschreibt, dass er und sein Team das Gefühl haben, in Meetings ineffizient zu sein. Und er möchte wissen, was denn sinnvolle Meeting-Regeln sein können, um effizientere Meetings abzuhalten.
Hier seine Frage.
Malte fragt nach sinnvollen Meetingregeln
Hallo Dennis, ich und meine Kollegen haben das Gefühl, dass unsere Meetings einfach immer viel zu lange dauern und meistens nicht die gewünschten Ergebnisse bringen.
Deshalb denken wir immer wieder über Regeln nach, die uns helfen, effizienter zu sein.
Welche Tipps kannst du uns dafür geben?
Die guten alten Meetingregeln
Ja. Die guten alten Meetingregeln. Wir kennen sie.
Meetings werden einberufen und es fühlt sich irgendwie an, als ob man sich das auch hätte sparen können. In den allermeisten Fällen ist das leider auch so!
Besonders auffällig ist das geworden in den letzten zweieinhalb Jahren während dieser Pandemie, die uns dazu gebracht hat, dass wir Meetings oftmals per Videokonferenz über Zoom oder Teams oder was auch immer halten mussten.
Welchen Zweck erfüllen Meetings oft?
Es ist auch besonders deutlich geworden, was einer der Hauptgründe für Meetings in etablierten Organisationen ist:
Nämlich Macht ausüben.
Führungskräfte rufen zu verpflichtenden Meetings auf und letztendlich steht da ein Gedanke dahinter, der wenig mit Selbstorganisation und guter Zusammenarbeit zu tun hat und der wenig mit effizienter Wertschöpfung zu tun hat. Es geht eher um „Macht ausdrücken“, „Kontrolle ausüben“ und bestehende Strukturen festigen.
Dabei lähmen sich Führungskräfte in Organisationen oftmals selbst, weil sie durch das Managementinstrument „Meeting“ den ganzen Tag nichts anderes mehr tun, als Meetings abzuhalten. Wirklich wertschöpfende Arbeit findet für die allermeisten Führungskräfte kaum noch statt. Steuerung frisst Produktivität!
Diese 5+1 Prinzipien für effizientere Meetings sollten gelten
Aus diesem Grund gibt es ein paar wertvolle Gedanken zu der Art und Weise, wie Meetings eigentlich funktionieren sollten und was Meetings effizient macht.
Der erste Punkt ist:
Meetings sollten niemals Pflichtveranstaltungen sein.
Denn verpflichtende Meetings haben den Effekt, dass sehr viele Menschen im Meeting anwesend sind, die gar nicht wissen, was sie da sollen. Das erzeugt im schlimmsten Fall zwei Effekte
- zum einen den Effekt des sich „nicht beteiligens“, des „uninteressiert seins“, des „beisitzens“, des „dabei seins, ohne dabei zu sein“.
Damit sinkt die Dynamik im Meeting. Denn wenn von zehn Menschen, fünf gar nicht wissen, warum sie da sind, entsteht der Eindruck für die anderen fünf, dass das Interesse an den zu besprechenden Punkten nicht sonderlich hoch ist. - Das ist das eine und das andere ist, dass durch Menschen, die nicht wissen, warum sie eigentlich anwesend sind und was sie da in dem Meeting eigentlich zu suchen haben, oftmals Meetings sogar ineffizient werden, weil sie gestört werden. Gestört durch ungeeignete Zwischenfragen, Verständnisfragen, die anders hätten geklärt werden müssen.
Also, ist der erste Punkt, dass Meetings niemals zur Pflicht werden dürfen.
Die Menschen, die zu Meetings einladen, benennen Menschen, die sie gerne dabei hätten und können gegebenenfalls auch auf Menschen, die für dieses Meeting besonders entscheidend sein dürften, im Vorfeld zugehen. Um mit Ihnen darüber zu sprechen, dass sie doch bitte anwesend sein sollen und aus welchen Gründen das sinnvoll ist.
Es darf allerdings niemand formell gezwungen sein, an einem Meeting teilzunehmen.
Der zweite Punkt:
In den allermeisten Organisationen wird versucht, während des Meetings Entscheidung herbeizuführen.
Lasst das!
Denn das ist eine der größten Unarten, die ich mir überhaupt für Meetings vorstellen kann.
Entscheidungen gehören auf einen Zeitpunkt, nach dem zur Entscheidung gehörenden Meeting verlegt. Entscheidungen werden nach Meetings im konsultativen Einzelentscheid gefällt.
Das heißt, das Meeting ist eher dazu da, die Situation zu analysieren, zusammenzuarbeiten, auf dem Weg zur Lösung einen Schritt weiterzukommen. Die eigentliche Entscheidung drüber was gemacht wird, fällt dann der beste Könner oder die beste Könnerin nach dem Meeting.
Das kann eine Führungskraft sein. In etablierten Organisationen ist das oft so.
Aber Vorsicht: Nur weil ich formelle Führungskraft bin, heißt das noch lange nicht, dass ich in der aktuellen Situation zu der aktuellen Problemstellung auch der beste Entscheider bin!
Den Überblick über Entscheidungen – das möchte ich noch ganz kurz einschieben – behält man durch die Konsultation. Der- oder diejenige, die/der benannt wird, eine Entscheidung zu fällen, konsultiert andere für die Entscheidung relevante Menschen. Dadurch entsteht soziale Dichte zwischen für die jeweiligen Entscheidungen relevanten Menschen, die es ermöglicht, den Überblick über Entscheidungen zu halten.
Den Überblick über Entscheidungen behält man nicht im Meeting, sondern durch Konsultation nach den Meetings.
Denn auch das ist ja heute in vielen Unternehmen eine wichtige Funktion von Meetings. Vielleicht auch bei euch, Malte. Dass Meetings, dafür genutzt werden, den Überblick zu behalten und zu informieren.
Kommen wir zum nächsten Punkt:
Kein Meeting ohne echtes Thema oder besser noch ohne echtes Problem.
Dieses Problem und dessen Dringlichkeit muss in der Einladung klar benannt und umrissen werden.
Das bedeutet dann automatisch, dass Freiwilligkeit gepaart mit der Dringlichkeit des Themas dazu führt, dass immer die Menschen anwesend sind, die wissen, dass sie bei diesem Meeting besser anwesend sein sollten, weil das Problem für sie relevant ist. Weil das Thema für ihre Arbeit eine hohe Relevanz besitzt.
Damit wird klar: Es braucht keine formelle Einladung mit verpflichtender Anwesenheit, wenn die Dringlichkeit des Themas gegeben ist.
Also nicht die Position der einladenden Person oder irgendwelche Regeln über Anwesenheit als Verpflichtung stehen vorne dran, sondern die Dringlichkeit des Themas.
Nächster Punkt:
Die Agenda steht nicht im Vorfeld fest. Die Agenda wird am Anfang des Meetings von allen gemeinsam beschlossen.
Das heißt, man redet in den ersten Minuten des Meetings darüber, was man eigentlich im Meeting besprechen möchte.
Und:
Einander Informationen zu präsentieren, ist in Meetings nicht angebracht.
Auch das kennen wir aus langer Tradition heraus. Informationen werden im Meeting verteilt, zum Beispiel als Präsentation. Alle hören zu. Alle lassen sich informieren.
Das ist der letzte Sargnagel für jede Form von Effizienz in Meetings!
In Meetings wird nicht informiert, weil das Zeitverschwendung ist! Alle Informationen, die notwendig sind, um am Meeting teilzunehmen, werden einander im Vorfeld zur Verfügung gestellt. Das heißt, man informiert sich untereinander im Vorfeld des Meetings über wichtige Punkte, die in dem Meeting relevant sind.
Das bedeutet auch, dass du und deine Kolleginnen und Kollegen vorbereitet ins Meeting gehen. Da sein, ohne vorbereitet zu sein ist unhöflich!
Damit haben wir die wesentlichen Prinzipien schon durch.
Freiwilligkeit ist das Allerwichtigste.
Der zweite Punkt ist keine Entscheidung im Meeting. Entscheidungen werden nach dem Meeting gefällt. Anwesend ist nur, wer die Dringlichkeit des Themas spürt.
Und übrigens – das noch nachgeschoben: Es gibt für jedes Meeting nur ein Thema!
Denn wie soll sonst jemand beurteilen, ob er anwesend sein möchte und muss?
Wenn zwei unterschiedliche Themen mit unterschiedlicher Dringlichkeit für eine Person stattfinden?
Also in jedes Meeting ein Thema und dafür eher kürzere Meetings von denen mehrere hintereinander stattfinden. Das ist besser als ein Meeting, in dem nicht klar ist, was wann zu welchem Zeitpunkt besprochen wird.
Denn dann sitzen wieder Menschen nur dabei, die die Dringlichkeit für das eine von vielleicht zwei oder drei Problemen gar nicht spüren. Dadurch werden sie zu „Beisitzern“, sind uninformiert, stören das Meeting, bringen die Energie nach unten und machen das Ganze anstrengend und ineffizient.
Also: jedes Meeting ein Thema!
Wenn du diese Prinzipien befolgst, dann wird sehr schnell klar, dass die Energie in Meetings steigt und dass dort wirklich gearbeitet wird, dass dort wirklich etwas passiert.
Das ist der Effekt effizienter Meetings
„Passieren“ heißt – wie gesagt, nicht Entscheidungen fällen. Passieren heißt, an einem Problem gemeinsam arbeiten und auf die Lösung hinwirken.
Du wirst erleben: Wenn du diese Prinzipien berücksichtigst, werdet ihr sehr, sehr viel weniger Meetings haben. Das heißt, alles, was bisher als Regel-Meeting angesetzt wird, ohne dass man im Vorfeld weiß, was dort eigentlich „übernächste Woche“ passiert, entfällt schon mal von vornherein.
Es entfallen alle Meetings, die du heute als unnötig empfindest, zumindest für dich, weil vielleicht andere genau dieses eine Thema gerade für relevant und dringlich halten. Und so weiter.
Dadurch ist es so, dass die Zahl der Meetings im Unternehmen gar nicht mal steigt. In den einzelnen Meetings passiert allerdings viel mehr Produktives. Denn wenn wirklich fokussiert auf ein Thema hingearbeitet wird, ist die Chance groß, dass sich auch einer andere Kultur der Zusammenarbeit durch eine andere Form von Meetings etabliert.
Malte. Danke für die Frage.
Da kann man – da kann ich – auch noch ewig drüber reden.
Für den Augenblick soll es aber gut sein.
Stell mir deine Frage
Malte dir nochmal danke für die Frage. Und an alle anderen Zuhörerinnen und Zuhörer:
Stell mir gerne deine Frage.
Per WhatsApp Sprachnachricht an 01579 / 248 94 74
Oder über meine Webseite.
Oder geht zu Anchor.fm auf meine Podcast Profilseite.
Dort hast du auch die Möglichkeit eine Sprachnachricht aufzunehmen und einzureichen, sodass ich sie dann in einen der nächsten Podcasts schneiden kann um dir deine Frage hier in der Episode zu beantworten.
Der Bonus für alle Fragesteller:innen
Als kleiner Bonus für jede:n von euch, der oder die eine Frage einreicht, habe ich für die nächsten Wochen, bis das ganze stabil angelaufen ist, ein Geschenk.
Ich möchte jedem und jeder, die eine Frage einreicht, 3 Mal 30 Minuten Organisationsdesign-Sparring mit mir schenken.
Das heißt: Wir nehmen deine Frage und gehen in 3 Mal 30 Minuten sehr tief in das Thema. Wir analysieren, wie es zu der von Dir beobachteten Problemstellung kommen kann, welche Kultur in eurem Unternehmen herrscht, die dazu führt, dass bestimmte Verhaltensweisen auftreten und begeben uns auf die Suche nach echten Lösungen für das gefundene Problem.
Also dreimal 30 Minuten OrgDesign-Sparring mit mir Geschenkt. Für jeden, der eine Frage einreicht, die ich dann auch hier im Podcast behandle.
Jetzt bleibt mir nur noch, dir einen großartigen Tag zu wünschen.
Viel Spaß bei allem, was du tust und viel Erfolg beim Verkaufen. Beim Arbeiten. Beim Lösen echter Probleme.
Happy Selling.
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